Van ochtendspits naar overzicht en grip
Gezondheidscentrum Presikhaaf in Arnhem is een multidisciplinaire zorglocatie waar huisartsen en apotheken onder één dak samenwerken. De bereikbaarheid is er cruciaal. Toch liep de telefoonlijn in de ochtenduren steeds vaker vast door toenemende drukte en krapte op de arbeidsmarkt. Medewerkers misten overzicht en patiënten moesten wachten.
Samen met DuoCom zocht Presikhaaf naar een manier om de werkdruk eerlijk te verdelen en patiënten sneller duidelijkheid te geven. De keuze viel op Plainwise als centrale oplossing, ondersteund door het telefonieplatform Xelion.
De vraag achter de vraag
De praktijk wilde niet nog harder gaan werken, maar slimmer. Het probleem zat niet alleen in het aantal gesprekken, maar vooral in het ontbreken van sturing op het piekmoment in de ochtend. Soms wachtten er meer dan honderd bellers tegelijk, terwijl er maar een klein team beschikbaar was. De behoefte: regie, inzicht en voorspelbaarheid.
De oplossing: Plainwise als regiekamer
Met Plainwise kozen zij voor een werkwijze die rust brengt:
Terugbelafspraken op keuze van de patiënt: Patiënten kiezen zelf een tijdvak. Het systeem plant automatisch in op basis van beschikbaarheid.
Capaciteit sturen in real time: Valt er iemand uit, dan past de praktijk direct het aantal beschikbare plekken aan. Nieuwe afspraken verspreiden zich automatisch over de dag.
Eén portaal voor het team: Alle verzoeken komen overzichtelijk binnen. Dankzij de koppeling met Xelion belt het team direct vanuit het portaal terug, zonder extra handelingen.
“Je merkt het meteen aan de werkvloer: minder drukte in de ochtend, meer rust door de dag. We kunnen weer aandacht geven per gesprek.”
Resultaten die je voelt aan de balie
Kortere wachttijd voor patiënten: In plaats van wachten in de rij krijgen zij duidelijkheid met een concreet tijdvak.
Meer rust en betere planning: De beldruk verdeelt zich over de dag. Het team houdt de regie en de lunchpauze staat weer gewoon in de agenda.
Flexibel bij onverwachte uitval: Met een paar klikken is de capaciteit bijgesteld en blijft het werk beheersbaar.
Inzicht voor dagelijks bijsturen: Het team ziet in één oogopslag hoeveel afspraken er nog openstaan en wanneer pieken ontstaan.
Volgens het team kiest inmiddels een groot deel van de bellers voor terugbellen via Plainwise, waardoor de ochtendpiek flink is afgevlakt.
De rol van de partners
DuoCom: Implementatie en meedenken met de werkprocessen. De lijnen zijn kort en de inrichting sluit aan op de praktijk.
“We beginnen met de vraag van de klant en bouwen stap voor stap. Zo blijft het behapbaar en krijg je snel resultaat.”
Xelion: Het fundament onder de telefonie. Open en flexibel, waardoor koppelingen soepel werken en uitbreidingen eenvoudig zijn.
Bellen vanuit het Plainwise portaal voelt voor gebruikers als één systeem.
Werken met een systeem dat voor je werkt
Medewerkers hoeven niet te schakelen tussen verschillende schermen of nieuwe ingewikkelde tools te leren. Plainwise sluit aan op het bestaande telefoonsysteem en biedt precies wat nodig is om de dag goed te plannen. Instellingen zoals belduur per categorie, belvensters en pauzes zijn eenvoudig aan te passen.
“Het systeem past zich aan aan onze dag, in plaats van andersom.”
Vooruitblik
Presikhaaf kijkt verder dan alleen terugbelafspraken. Denk aan het scherper sturen op categorieën, rapportages voor management en het ontsluiten van gespreksinformatie. Functionaliteiten zoals spraak naar tekst kunnen helpen om notities sneller vast te leggen en overdrachten te verbeteren.
Samengevat
- Plainwise geeft Presikhaaf regie, rust en inzicht.
- DuoCom zorgt voor een implementatie die past bij de praktijk.
- Xelion biedt een stabiele basis voor slimme integratie en groei.
“Technologie is een hulpmiddel. Het verschil voel je pas echt als het past bij de dagelijkse praktijk. Dat is precies wat we hier hebben bereikt.”
Ook rust aan de lijn?
Plan een korte demo en ervaar hoe Plainwise de belpiek verandert in overzicht en grip.
