Belangrijkste inzichten
- Meer rust en overzicht: Assistenten ervaren dat de werkdruk beter verdeeld is en kunnen het aantal beschikbare terugbelmomenten in real-time aanpassen om piekdrukte te voorkomen.
- Tevreden patiënten: Patiënten waarderen het dat ze een concreet terugbelmoment krijgen en niet eindeloos in de wacht hoeven te staan.
- Flexibiliteit bij afwezigheid: Als een assistent onverwacht afwezig is, kan de praktijk de beschikbaarheid direct in Plainwise aanpassen. Nieuwe terugbelafspraken worden automatisch verspreid over de dag, zodat de druk niet op de overgebleven collega’s komt te liggen.
Rust en duidelijkheid aan de telefoon
Bij Huisartsenpraktijk De Residentie in Den Haag was de telefoon jarenlang een symbool van drukte en onrust. Patiënten belden massaal in de ochtend, assistenten voelden zich geleefd door de telefoon, en er was weinig ruimte om het werk goed te verdelen. Het resultaat: stress, geen pauzes en ontevredenheid bij zowel patiënten als personeel.
De dagelijkse uitdaging
Samen met telecom- en IT-partner YouP Telecom was de praktijk al enige tijd op zoek naar een manier om de bereikbaarheid te verbeteren en de werkdruk eerlijker te verdelen. Maar keer op keer leek de juiste oplossing ongrijpbaar, tot praktijkhouder Diederik Plainwise ontdekte op de website van het telefoniesysteem Xelion.
Hoe Plainwise hielp
Met de implementatie van Plainwise werd een terugbelstructuur ingevoerd die patiënten meer zekerheid geeft en assistenten ademruimte biedt in hun dagindeling. Waar voorheen eerst de hele bellijst moest worden weggewerkt, kunnen patiënten nu zelf een terugbelmoment kiezen, wat zorgt voor rust en structuur.
Meer weten over ons terugbelsysteem?
Het systeem laat bovendien precies zien hoeveel terugbelafspraken er nog gepland staan en wanneer. Zo kan de praktijk de zorg beter plannen en weten patiënten zeker dat ze binnen de afgesproken tijd worden teruggebeld.
Implementatie
De implementatie van Plainwise bleek verrassend eenvoudig. In samenwerking met YouP Telecom en Plainwise werd het hele proces begeleid, van configuratie tot koppeling met het bestaande telefoniesysteem. Voor de praktijk betekende dit dat alle technische complexiteit volledig werd uit handen genomen. Ook de training van de assistenten verliep soepel: het systeem is intuïtief en eenvoudig in gebruik. Eén van de assistenten zei bij de eerste kennismaking:
Oh, is dit het? Dat valt helemaal niet tegen.Praktijkassistent
Binnen korte tijd voelde het team zich vertrouwd met de nieuwe werkwijze.
De resultaten
Het effect was direct merkbaar. Assistenten kregen weer controle over hun werkdag en de telefoon bepaalde niet langer het ritme van de ochtend. Het aantal binnenkomende gesprekken in de piekuren daalde aanzienlijk, terwijl patiënten duidelijkere communicatie en kortere wachttijden ervaarden.
Voorheen betekende een zieke collega direct crisis: iedereen moest inspringen om de wachtrij weg te bellen. Nu passen we de capaciteit aan in het systeem en blijft het werk beheersbaar. We hebben gewoon weer een normale werkdag.Christa, praktijkmanager
Klaar om je praktijk te transformeren?
Sluit je aan bij De Residentie en honderden andere praktijken die hun telefonie hebben gestroomlijnd met Plainwise. Ervaar dezelfde efficiëntie en hogere patiënttevredenheid.
Vooruitkijken
Naast terugbelafspraken onderzoekt De Residentie ook hoe meer van hun telefonie via Plainwise kan verlopen, zoals:
- de herhaalreceptlijn
- de uitslagenlijn
Dankzij slimme vragen en automatische transcripties komt informatie gestructureerd beschikbaar voor het team, zonder dat assistenten lange voicemails hoeven af te luisteren.
In samenwerking met Juvoly kunnen telefoongesprekken bovendien worden omgezet naar tekst, zodat triage door assistenten en artsen direct beschikbaar is, zowel als transcriptie als samenvatting.
Samenwerking
De Residentie ervaart de samenwerking met Plainwise als prettig en betrouwbaar: korte lijnen, directe actie en de zekerheid dat ze echt worden gehoord.
Als we een vraag of verzoek hebben, wordt er snel gehandeld. Dat geeft vertrouwen.Christa, praktijkmanager
Toekomst
De praktijk ziet kansen om het systeem verder uit te breiden met extra functies en rapportages. Hun advies aan andere praktijken die nog twijfelen?
Kom gerust eens kijken hoe het in de praktijk werkt.Diederik, praktijkhouder
Voor De Residentie veranderde Plainwise dagelijkse telefoonstress in rust en structuur, en dat verschil merken hun patiënten bij elk gesprek.
