Timewise Callback
Verminder telefoondruk. Vergroot rust in de ochtend.
Patiënten kiezen zelf een terugbelmoment in plaats van in de wacht te staan. Timewise verdeelt verzoeken automatisch over de dag op basis van jullie capaciteit, zodat de ochtendspits onder controle blijft en assistentes kalm kunnen werken.
"Om 8 uur liep de wachtrij over. Nu worden terugbelafspraken gespreid over de dag op basis van beschikbaarheid, en de ochtend blijft rustig."
Praktijkmanager
Ingeplande terugbelafspraken die echt werken
Ontvangst, planning en opvolging automatisch geregeld
Elke nieuwe oproep wordt gestructureerd verwerkt. De reden van het contact wordt vastgelegd, de juiste categorie wordt toegewezen en de afspraak wordt automatisch ingepland op een beschikbaar moment.
Patiënten kiezen een tijdslot dat past bij jullie bezetting. Timewise houdt rekening met roosters, pauzes en afwezigheid en voorkomt zo nieuwe piekmomenten.
Alle terugbelafspraken staan in één gedeelde lijst, inclusief categorie, urgentie en status. Dit voorkomt dubbel werk en zorgt ervoor dat er geen taken worden gemist.
Start gesprekken direct, zie patiëntinformatie ernaast en werk notities en statussen bij in enkele seconden. Dit kan allemaal zonder van systeem te wisselen.
Bekijk piekmomenten, responstijden en uitkomsten. Deze inzichten helpen om bemensing en processen met vertrouwen aan te sturen.
Wat ingeplande terugbelafspraken opleveren
Directe rust en voorspelbaarheid voor je zorgorganisatie
Van chaos
naar beheersbaar overzicht
Je opent 's ochtends je takenbord en ziet precies welke terugbellen er staan. Geen verrassingen, geen stapel briefjes. Gewoon een duidelijke lijst met tijdsloten, categorieën en prioriteiten.
Assistenten hebben
ruimte en rust
Je belt patiënten terug op het geplande moment, met alle context erbij. Geen zoekwerk, geen dubbele oproepen. Taak oppakken, gesprek voeren, afronden. Door naar de volgende.
Patiënten ervaren
betrouwbare toegang
Patiënten krijgen een bevestiging met hun terugbeltijd en nemen direct op als je belt. Geen herhaalbelletjes, geen 'waar ging het ook alweer over'. Het gesprek begint meteen gericht.
Hoe terugbelafspraken in de praktijk werken
Van telefoontje tot afgeronde taak. Zo verloopt een dag
1
Patiënten kiezen een rustig moment
In plaats van in de wacht te hangen kiezen patiënten een tijdslot. De reden van het contact wordt vastgelegd en Timewise plant automatisch het eerste passende moment.
2
Start van de dag. Eén duidelijk Takenbord
- Alle afspraken voor vandaag staan overzichtelijk bij elkaar
- Status, categorie en prioriteit zijn zichtbaar in één lijst
- Gedeeld overzicht voor assistentes en backoffice
3
Werk op prioriteit
Filter op urgentie of categorie zodat assistentes de juiste aanvragen eerst kunnen behandelen. Dit voorkomt dubbel werk en gemiste oproepen.
4
Bel direct vanuit de taak
- Neem een taak over met één klik
- Start VoIP gesprekken direct vanuit de taak
- Zie patiëntinformatie en notities tijdens het gesprek
5
Rond af in seconden
Markeer een taak als afgerond, niet opgenomen of geannuleerd. Voeg notities en vervolgacties toe. Alles wordt automatisch gedeeld met het team.
6
Nieuwe oproepen worden direct verdeeld
Binnenkomende taken vullen automatisch open tijdsloten op. Hierdoor blijft de dag vloeiend en in balans.
7
Einde van de dag. Volledig inzicht
Bekijk statistieken, pak no shows eenvoudig op en krijg binnen enkele minuten een compleet overzicht van de dag.
Ontdekken wat dit voor jullie praktijk doet?
Plan een kort gesprek om te bespreken hoe Timewise aansluit op jullie telefonie, roosters en werkprocessen.
Telefonie mag geen zorgpunt zijn.
Timewise Callback koppelt met je bestaande telefoonsysteem en automatiseert terugbelverzoeken. Geen extra complexiteit.
