Belangrijkste inzichten
- Rust en overzicht hersteld: Het belvolume wordt nu gelijkmatig over de dag verdeeld, waardoor het team meer focus en minder druk ervaart.
- Betere patiëntervaring: Bellers krijgen een duidelijk terugbelmoment in plaats van in de wacht te staan.
- Flexibel capaciteitsbeheer: Het team past de beschikbaarheid in real time aan bij afwezigheid, zodat de werkdruk in balans blijft.
- Sterke samenwerking met partners: DuoCom en Xelion zorgden voor een soepele en goed geïntegreerde implementatie.
Van ochtendspits naar rust en overzicht
Gezondheidscentrum Presikhaaf in Arnhem is een multidisciplinair zorgcentrum waar huisartsen en apotheken onder één dak samenwerken. Betrouwbare telefonische bereikbaarheid is essentieel, maar door toenemende vraag en personeelstekort ontstond er dagelijks chaos in de ochtend. De lijnen raakten overbelast, medewerkers stonden onder druk en patiënten moesten wachten.
Samen met DuoCom ging Presikhaaf op zoek naar een manier om de werkdruk eerlijker te verdelen en patiënten sneller duidelijkheid te geven. De keuze viel al snel op Plainwise als centrale oplossing, ondersteund door het telefonieplatform Xelion.
De uitdaging achter de vraag
De praktijk wilde niet harder werken, maar slimmer. Het probleem zat niet alleen in het aantal telefoontjes, maar vooral in het gebrek aan controle tijdens de drukke ochtendpiek. Soms wachtten er meer dan honderd bellers, terwijl slechts een klein team aanwezig was. De behoefte was duidelijk: controle, inzicht en voorspelbaarheid.
De oplossing: Plainwise als controlecentrum
Met Plainwise vond Presikhaaf een werkwijze die rust en structuur brengt.
Terugbelafspraken door de patiënt gekozen: Patiënten kiezen zelf een tijdslot, en het systeem plant gesprekken automatisch in op basis van personeelsbeschikbaarheid.
Realtime capaciteitsbeheer: Als iemand zich ziekmeldt, past de praktijk direct de beschikbare tijdsloten aan. Nieuwe afspraken worden automatisch verspreid over de dag.
Eén overzichtelijk dashboard: Alle verzoeken verschijnen duidelijk in één overzicht. Dankzij de Xelion-integratie kunnen medewerkers direct vanuit het portaal terugbellen, zonder extra handelingen.
Je merkt het verschil meteen op de werkvloer: minder chaos in de ochtend, meer rust gedurende de dag. We kunnen eindelijk elk telefoontje de aandacht geven die het verdient.Silvie, praktijkmanager
Resultaten aan de balie
Binnen enkele dagen na de ingebruikname merkte het team al verschil.
De wachtrijen werden beheersbaar en de sfeer aan de balie veranderde volledig.
Kortere wachttijden voor patiënten: In plaats van in de wacht te hangen, krijgen ze een duidelijk terugbelmoment.
Meer rust en betere planning: Het belverkeer spreidt zich gelijkmatig over de dag. Het team houdt de regie, en de lunchpauzes staan weer op de agenda.
Flexibel bij afwezigheid: Met een paar klikken wordt de capaciteit aangepast, zodat de werkdruk in balans blijft.
Dagelijks direct inzicht: Het dashboard laat precies zien hoeveel terugbelafspraken er gepland staan en wanneer piekmomenten ontstaan.
Volgens het team kiest inmiddels een grote meerderheid van de bellers voor de terugbeloptie via Plainwise, wat de ochtendpiek aanzienlijk heeft afgevlakt en de algehele patiënttevredenheid heeft verbeterd.
Ervaar rust en overzicht in je praktijk
Sluit je aan bij Presikhaaf en vele andere zorgcentra die hun telefoonverkeer moeiteloos beheren met Plainwise. Ontdek hoe terugbelafspraken belchaos omzetten in duidelijkheid.
De rol van de partners
DuoCom: Implementatie en procesinrichting. Korte communicatielijnen en een aanpak die echt bij de praktijk past.
We beginnen bij de échte behoefte van de klant en bouwen stap voor stap. Dat houdt het overzichtelijk en levert snel resultaat op.Silvie, praktijkmanager
Xelion: De telefonische ruggengraat. Open en flexibel, waardoor integraties soepel verlopen en uitbreidingen eenvoudig zijn. Direct bellen vanuit het Plainwise-portaal voelt voor gebruikers als één geïntegreerd systeem.
Werken met een systeem dat voor je werkt
Medewerkers hoeven niet langer te schakelen tussen verschillende tools of ingewikkelde software te leren. Plainwise sluit naadloos aan op het bestaande telefoonsysteem en biedt precies wat nodig is om de dag efficiënt te plannen. Instellingen zoals gespreksduur per categorie, belvensters en pauzes zijn eenvoudig aan te passen.
Het systeem past zich aan onze dag aan, niet andersom.Silvie, praktijkmanager
Vooruitkijken
Presikhaaf ziet kansen verder dan alleen terugbelafspraken. Slimmere routering per categorie, managementrapportages en toegang tot gespreksverslagen staan op de planning. Functies zoals spraak-naar-tekst kunnen het team helpen om sneller notities te maken en overdrachten te verbeteren.
Samenvatting
- Plainwise geeft Presikhaaf controle, rust en duidelijkheid.
- DuoCom zorgt voor een implementatie die past bij de praktijk.
- Xelion biedt een stabiele basis voor slimme integratie en toekomstige groei.
Technologie is slechts een hulpmiddel. Je merkt pas echt verschil als het naadloos past in de dagelijkse praktijk, en dat is precies wat we hier hebben bereikt.Silvie, praktijkmanager
