Een digitale assistent die de telefoon opneemt, is pas de helft van het werk. De andere helft is wat er daarna voor het team klaarligt. Een goed gesprek dat eindigt in een losse notitie ergens in een mailbox, levert weinig op.
Sinds 21 mei komen de verzoeken die de digitale assistentAgentwise, onze AI-assistent die de telefoon opneemt. Hij voert het gesprek, stelt vervolgvragen en zet elk verzoek als taak klaar voor het team. aanneemt daarom binnen waar de praktijk al werkt: in de takenlijst van het portaal. De digitale assistent doet de intake. Het team beslist wat er gebeurt.
Eén lijst, geen tweede inbox
Een nieuw kanaal betekent vaak een nieuwe plek om bij te houden. Dat wilden we voorkomen. Taken van de digitale assistent staan in de takenlijst die het team al gebruikt voor terugbelverzoeken. Afspraken en overige taken staan elk onder een eigen kopje: afspraken op tijdstip, taken op tijd van binnenkomst met de nieuwste bovenaan.
Heeft een beller in één gesprek twee vragen, bijvoorbeeld een herhaalrecept en een vraag over een uitslag, dan worden dat twee taken die aan elkaar gekoppeld zijn. Zo zie je in één oogopslag wat bij elkaar hoort, en welke taken al bekeken zijn.
Alles wat het gesprek opleverde, op één scherm
Open je een taak, dan staat alles wat je nodig hebt om hem af te handelen bij elkaar:
- Een korte samenvatting van waar het gesprek over ging.
- De gegevens die de digitale assistent noteerde, in losse velden die per soort verzoek zijn ingesteld, in plaats van verstopt in lopende tekst.
- Het volledige gesprek in tekst, voor als je wilt nalezen hoe iets precies gezegd is.
- Met één klik de eerdere taken van dezelfde beller, zodat je ziet of iemand vorige week ook al een vraag had.
Vanuit de taak bel je de patiënt met één klik terug, via de gekoppelde telefonie, zoals Xelion. Verandert er iets aan een taak, zoals de status of het terugbelnummer, dan zie je dat direct, zonder te verversen.
Niet met z'n tweeën dezelfde patiënt terugbellen
In een drukke praktijk werken meerdere collega's tegelijk door dezelfde lijst. Dan is de klassieke fout dat twee mensen dezelfde patiënt terugbellen, of allebei denken dat de ander het al deed.
Opent een collega een taak, dan ziet de rest dat direct. Klikken twee mensen tegelijk, dan krijgt er één de taak en ziet de ander meteen wie hem heeft. En omdat het portaal bijhoudt wie echt nog met een taak bezig is, blijft er niets hangen bij een collega die even weg is: is die niet meer actief, dan kan een ander de taak overnemen.
Tijd inplannen voor wat de digitale assistent aanneemt
Elk verzoek vraagt tijd van het team. Daarom zijn de soorten verzoeken waarvoor je terugbelt categorieën in het rooster geworden, elk met een eigen kleur.
Per blok in het rooster bepaal je welke soorten verzoeken erin vallen en hoeveel. Zo weet je vooraf hoeveel terugbelwerk er in elk blok past. Zet je terugbellen uit voor een soort verzoek dat in het rooster staat, dan laat het portaal eerst zien uit hoeveel blokken het verdwijnt.
De digitale assistent beheren als praktijk
Op de beheerpagina van de digitale assistent regelt de praktijk zelf de basis:
- Telefoonnummer koppelen: het nummer waarop de digitale assistent opneemt.
- Taaksoorten aanpassen: afgestemd op de eigen praktijk.
- De begroeting beluisteren: voordat bellers hem horen.
- Onderhoudsmodus: met één schakelaar zet je de digitale assistent op pauze. Hij neemt dan geen gesprekken aan.
En verder
- Xelion: inloggegevens worden gecontroleerd bij het opslaan, met een duidelijke melding als er iets niet klopt.
- Gezondheidstips op de startpagina hebben nu een bronvermelding.
Dit staat aan bij praktijken die met de digitale assistent werken. Wil je horen hoe het gesprek aan de voorkant klinkt? Bel onze demo op 085 109 6240 of probeer hem via plainwise.com/demo.
Bekijk hoe een gesprek een taak wordt
Plan een demo, dan laten we zien wat er na een gesprek met de digitale assistent voor jullie team klaarligt.
Wat volgde
Daarna bouwden we verder op deze basis. In augustus kreeg het portaal rondleidingen en een vernieuwd taakscherm. In september kreeg de digitale assistent een nieuwe stem en een scherper oor.
Alle wijzigingen per maand staan in onze changelog.
