De release van 6 augustus bundelt twee maanden werk aan het portaal. Er zit één gedachte achter: software in een zorgpraktijk moet je niet hoeven uitleggen. Niet aan een nieuwe collega, niet aan een invaller, en niet aan jezelf op een drukke maandagochtend.
Inwerken zonder dat er een collega naast je zit
Een nieuwe collega inwerken kost tijd van precies de mensen die het drukst zijn. In een praktijk met invallers, stagiairs of meerdere locaties gebeurt dat vaker dan je denkt.
Daarom zit er nu een rondleiding in het portaal. Op de startpagina, in het rooster, de takenlijst en het takendetail, en in Talkwise Consult en Talkwise Telefonie loopt een korte tour je langs wat er op het scherm staat en waarom. De stappen van Talkwise hebben elk een eigen, kortere uitleg.
Het portaal onthoudt per gebruiker welke rondleidingen klaar zijn. Een afgeronde rondleiding komt niet terug. Nieuwe gebruikers starten automatisch. Wie al langer met Plainwise werkt, start een rondleiding via het profielmenu.
De teksten beschrijven wat een functie echt doet, niet hoe wij hem intern noemen. Ze staan in het Nederlands, Engels en Duits. En partners die praktijken beheren, krijgen in hun eigen partneromgeving ook een rondleiding.
Een taakscherm dat tempo houdt
Het takendetail is het scherm waar een praktijkassistent een groot deel van de dag doorbrengt: taak openen, bellen, afronden, volgende. Elke extra klik en elke keer scrollen telt daar op.
De acties staan nu in een vaste balk onderaan het scherm, gegroepeerd in communicatie en status, en statusacties zoals afronden of annuleren vragen eerst om een bevestiging. Hoe lang de taak ook is, de knoppen blijven in beeld.
De geschiedenis van een taak is compacter. Elke gebeurtenis heeft een eigen icoon, je ziet er standaard maximaal drie, en gelijke gebeurtenissen worden samengevoegd. De volledige historie klap je uit wanneer je hem nodig hebt.
Ook het venster om een terugbelverzoek aan te passen is opnieuw ingedeeld. Planning, contactgegevens, belroute en notities staan in eigen secties, met snelkoppelingen om het terugbelmoment te verplaatsen.
Een portaal dat zich aanpast aan jullie praktijk
Niet elke praktijk gebruikt elk onderdeel van Plainwise. De ene praktijk werkt met terugbelverzoeken, de andere met Talkwise of de digitale assistentAgentwise, onze AI-assistent die de telefoon opneemt. Hij voert het gesprek, stelt vervolgvragen en zet elk verzoek als taak klaar voor het team., en steeds meer praktijken combineren ze. Het portaal houdt daar nu rekening mee.
- Actiepunten op de startpagina gaan alleen over producten die de praktijk gebruikt.
- Het dashboard toont grafieken over terugbelverzoeken alleen als de praktijk terugbelverzoeken gebruikt. Geen muur van lege grafieken meer.
- Een signaal bij een aflopend rooster. Het rooster bepaalt wanneer er teruggebeld kan worden. Valt de laatste beschikbaarheid binnen een week, dan verschijnt er een actiepunt op de startpagina. Zo zie je het ruim op tijd, en niet pas als er geen terugbelmomenten meer over zijn.
En we hebben onze eigen vaktaal opgeruimd. Intern spraken we over "flows". In het portaal heet dat nu "categorie", het woord dat praktijken zelf gebruiken. De categoriekeuze in rooster, taken en terugbelverzoeken is gegroepeerd, met per groep één klik om alles te selecteren. Alle filters in het takenoverzicht wis je met één knop.
Talkwise: elk verslag te controleren tegen de bron
Een AI-verslag is pas bruikbaar als je het snel kunt controleren. Bij Talkwise blijft de zorgverlener eindverantwoordelijk voor wat er in het dossier komt. Dan moet controleren ook snel gaan.
Bij Talkwise Telefonie staan het verslag, het transcript en de audio daarom in drie tabbladen. Twijfel je over een zin in het verslag, dan zit je met één klik in het transcript of de audio. De verwerking loopt in één venster met duidelijke stappen. Je kunt hem annuleren, en gaat er iets mis, dan probeer je het direct opnieuw.
Bij Talkwise Consult staan de instellingen en de knop om op te nemen op één scherm. Een geluidsgolf reageert op spraak, zodat je ziet dat de microfoon je oppikt. Een verslag genereer je opnieuw met één klik.
De digitale assistent: van feedback naar nieuwe versie in ruim twee weken
Onze digitale assistent neemt de telefoon aan, vraagt uit wat de beller nodig heeft en zet het als taak klaar in het portaal. Bij een huisartsenpraktijk waarmee we hem samen doorontwikkelen, gaf het team half juli feedback. Eind juli draaide daar een nieuwe versie.
- Een korter gesprek. Minder vragen, alleen wat nodig is om het verzoek goed af te handelen.
- Telefoonnummers cijfer voor cijfer. De assistent noemt een nummer zoals een mens dat doet, zodat de beller het kan controleren.
- Terugbelverzoek telefonisch intrekken. Belt iemand om een verzoek te annuleren, dan regelt de assistent dat zelf.
- Minder stilte aan de lijn. Terwijl de assistent iets opzoekt of vastlegt, hoor je typgeluid. Aan de telefoon voelt een paar seconden stilte als een verbroken verbinding, en dan gaan bellers twijfelen.
- Opnieuw vragen bij stilte. Zegt de beller niets, dan vraagt de assistent het nog een keer.
Wil je horen hoe het klinkt? Bel onze demo op 085 109 6240 of probeer hem via plainwise.com/demo.
Bekijk de nieuwe versie in actie
De portaalupdate staat sinds 6 augustus live. Benieuwd wat het voor jullie praktijk of jullie klanten betekent? Plan een demo.
En daarna
In september volgden een nieuwe stem en betere Nederlandse spraakherkenning voor de digitale assistent. Daarover lees je meer in onze productupdate van september.
Zoals altijd bepaalt jullie feedback wat we bouwen. Gebruik de feedbackknop in het portaal of neem contact op met jullie Plainwise-contactpersoon. We lezen alles.
Alle wijzigingen per maand staan in onze changelog.
