Veelgestelde vragen

Plainwise is het moderne praktijkplatform voor zorgteams. Het brengt telefonie, AI-spraaktriage, planning, terugbelafspraken, consulten, voicemail, transcriptie, SMS en rapportage samen in een omgeving, zodat jullie team werkt vanuit een rustig overzicht in plaats van losse tools.

Plainwise is gemaakt voor zorgteams in de hele sector: huisartsen, apotheken, fysiotherapeuten, tandartsen en ziekenhuispoli's. Of jullie nu een enkele praktijk zijn of een organisatie met meerdere locaties, het groeit mee met jullie manier van werken.

Sommige wel, maar jullie telefoonsysteem niet. Plainwise werkt naast jullie bestaande telefonie; jullie houden jullie eigen nummer, lijnen en provider, er hoeft niets vervangen of overgezet te worden. Waar Plainwise wél samenbrengt, is de lappendeken aan losse oplossingen: terugbellen, voicemailtranscriptie, sms, rapportage en AI-triage zitten in één platform in plaats van vijf. Systemen die we niet aanraken, zoals jullie HIS, werken gewoon naast Plainwise.

Nee. Plainwise structureert het werk (gesprekken, intakes, terugbelafspraken, planning) en levert heldere samenvattingen. Jullie team houdt altijd de controle over elke klinische en operationele beslissing.

De gangbare oplossingen stoppen bij het terugbellen zelf. Plainwise pakt de hele telefoondag aan: terugbelafspraken, spreiding, uitgetypte voicemails, sms, rapportages, AI-verslaglegging en een AI-assistent die de overloop beantwoordt. En gemiddeld zijn we 30 tot 70% voordeliger.

Ja. Plainwise is live en wordt vandaag al gebruikt door zorgpraktijken door heel Nederland. Neem contact op, dan lopen we door hoe het bij jullie praktijk past; de meeste teams zijn binnen enkele dagen live.

Plainwise kent verschillende prijsopzetten, afgestemd op jullie praktijk. Gemiddeld zijn we 30 tot 70% voordeliger dan de gangbare terugbeloplossingen. Neem contact op, dan nemen we samen door wat bij jullie past, zodat jullie een helder beeld van de kosten hebben.

De meeste praktijken zijn binnen enkele dagen live. Plainwise werkt naast jullie huidige telefoonsysteem, er hoeft niets vervangen te worden. Wij verzorgen de inrichting en zorgen dat jullie team er direct mee kan werken.

Plainwise wordt al gebruikt door huisartsenpraktijken en gezondheidscentra door heel Nederland. Op onze klantenpagina lezen jullie in hun eigen woorden hoe praktijken zoals De Residentie in Den Haag hun telefonie weer rustig kregen. Tijdens een kennismaking vertellen we graag meer over praktijken die op die van jullie lijken.

Jullie bereiken ons via chat, telefoon en e-mail, en er reageert altijd een echt mens, meestal binnen een werkdag. Na een korte onboarding blijven we bereikbaar voor vragen. De actuele status van de dienst staat altijd op onze statuspagina, zodat jullie bij een storing direct zien wat er speelt. En omdat Plainwise naast jullie eigen telefoonsysteem draait, blijven jullie patiënten gewoon bereikbaar via de vertrouwde lijnen.

Neem contact op, dan bekijken we samen jullie situatie, richten we de praktijk in en koppelen we aan jullie bestaande telefoonsysteem. De meeste praktijken zijn binnen enkele dagen live.

Ja. Plainwise groeit mee van een enkele praktijk tot gezondheidscentra en organisaties met meerdere locaties. Oproepen, terugbelafspraken en rapportages zijn per locatie of centraal te beheren, net wat past bij hoe jullie werken.

Nauwelijks. Het portaal is eenvoudig en overzichtelijk, en de meeste teams werken er binnen een dag vlot mee. We verzorgen een korte onboarding en zijn daarna bereikbaar via chat of telefoon.

Patiënten bellen gewoon het vertrouwde praktijknummer, net als altijd. In plaats van een wachtrij en wachtmuziek horen ze een korte, vriendelijke begroeting en kiezen ze zelf een terugbelmoment dat hun echt uitkomt. Daarna hangen ze op. Op het gekozen moment belt een echt mens terug die al weet waarvoor ze bellen. Geen wachten aan de lijn, geen verhaal opnieuw vertellen, geen bezette lijn opnieuw bellen. Voor veel patiënten, en zeker voor ouderen, voelt het simpelweg rustiger en persoonlijker.

Dat is geen probleem meer. De patiënt spreekt zijn verzoek in de eigen taal in, en jullie team leest het uitgetypt terug in de taal waarin jullie werken. Plainwise ondersteunt 100+ talen; we stemmen de talen af op jullie patiëntenmix. Zo hoeven patiënten niet langer een familielid mee te nemen om te vertalen en gaat er niets verloren doordat iemand zich in het Nederlands moet redden.

Nee, en juist daar valt voor de meeste teams het kwartje. De reden van bellen wordt één keer vooraf vastgelegd, zodat jullie assistent bij het terugbellen meteen de volledige context voor zich heeft. Gesprekken zijn korter en rustiger, patiënten voelen zich echt gehoord in plaats van afgewerkt, en jullie team besteedt zijn tijd aan de mensen die het echt nodig hebben in plaats van aan eindeloos terugbellen.

Dat kan altijd. Het keuzemenu is kort en in gewone taal, en elke patiënt krijgt nog steeds op het gekozen moment een echt mens aan de lijn. Niemand wordt door een robot geduwd. En die twintig minuten in de wacht zijn verleden tijd: uit onze eigen gesprekken met praktijken bleek dat lange wachtrijen veruit de grootste frustratie waren, waar patiënten gepikeerd van raakten en het team zich al verontschuldigde voordat een gesprek begon. Patiënten kiezen nu een terugbelmoment in plaats van in de wachtrij te blijven hangen. Juist oudere patiënten zijn er vaak het meest enthousiast over: niet meer een bezette lijn opnieuw bellen, geen wachtmuziek, maar gewoon teruggebeld worden op een moment dat hun uitkomt.

Er gaat niets verloren, dag en nacht. Patiënten kunnen een bericht inspreken dat de volgende ochtend netjes uitgetypt klaarstaat, en de AI-assistent kan 's avonds en 's nachts opnemen, de juiste vragen stellen en een complete intake klaarzetten met een urgentielabel van ons systeem. Jullie team begint de dag met een helder overzicht in plaats van een voicemailbox vol halve berichten en een telefoon die al rinkelt.

Plainwise werkt naast jullie bestaande telefoonsysteem; jullie houden jullie eigen nummers, lijnen en provider, en er is geen nieuwe hardware nodig. Voor functies zoals terugbellen met één klik koppelen we rechtstreeks met telefonieplatforms zoals Xelion, Elevate, Axeos, Voys en Voys Ascend, en voor automatische gesprekstranscriptie werken we samen met Juvoly. De volledige lijst vinden jullie op onze integratiepagina.

Nog niet rechtstreeks, en daar zijn we eerlijk over. Volledige HIS-integratie is een van onze hoogste prioriteiten en volop in ontwikkeling. Vandaag levert Plainwise gestructureerde samenvattingen die jullie assistenten beoordelen en in het HIS plaatsen, en via onze partner Red Cactus kunnen we stappen automatiseren zoals het openen van de juiste patiëntkaart, zodat er tot die tijd minder handmatig geschakeld hoeft te worden.

De meeste praktijken zijn binnen enkele dagen live: we richten de praktijkinstellingen in, sluiten aan op jullie bestaande telefoonsysteem en zorgen dat jullie team er direct mee kan werken. Geen IT-project nodig.

Alle gegevens worden verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Unie, op infrastructuur die voldoet aan NEN 7510 en ISO 27001. Niets verlaat het continent.

Alle communicatie is end-to-end versleuteld, zowel tijdens verzending als in opslag. Toegang is rolgebaseerd, audit-gelogd en volgt het principe van minimale gegevensverwerking conform de AVG.

Hoe en wanneer patiënten wordt verteld dat ze met een AI-assistent spreken, richten jullie samen met ons in, afgestemd op jullie werkwijze en de geldende regels. Er wordt niets opgenomen of verwerkt zonder toestemming.

Ja. Jullie hebben volledige controle over jullie gegevens. Verwijderingsverzoeken worden verwerkt conform de AVG en onze verwerkersovereenkomst. Bewaartermijnen volgen op dit moment de AVG; instelbare bewaartermijnen per praktijkbeleid zijn in ontwikkeling.

Nee. De AI-assistent stelt dezelfde soort intakevragen als jullie eigen assistenten, volgt de ALTIS-structuur, toetst aan NHG-richtlijnen en markeert alarmsignalen direct. Alles komt als voorstel bij jullie team terecht; de AI-assistent stelt geen diagnoses en schrijft niets voor.

Timewise automatiseert het handwerk in jullie telefonie: terugbellen, wachtrijen, voicemail, SMS, transcriptie en rapportages. Patiënten kiezen zelf een terugbeltijd, jullie team werkt vanuit een geordende takenlijst in plaats van een rinkelende telefoon, en elk gesprek wordt vastgelegd en gedocumenteerd.

Plainwise werkt met elk telefoonsysteem. Voor geavanceerde functies zoals terugbellen met één klik zijn er directe koppelingen met onder andere Xelion, Elevate, Axeos, Voys en Voys Ascend. Met jullie HIS koppelen we nog niet rechtstreeks (volledige integratie is een topprioriteit en in ontwikkeling), maar via onze partner Red Cactus kunnen we stappen automatiseren zoals het openen van de juiste patiëntkaart in jullie HIS (Medicom, Promedico). Tijdens de demo checken we jullie setup.

De Timewise-suite dekt terugbelafspraken, belspreiding, voicebox, transcriptie, SMS en rapportages. Welke onderdelen in de kern zitten en welke als add-on werken, hangt af van jullie setup. Ook de prijsstelling verschilt per configuratie. Tijdens de demo bespreken we wat het beste past bij jullie praktijk.

Plainwise is ISO-27001- en NEN-7510-compliant en 100% AVG-compliant. Data is versleuteld, gehost in Nederland, en patiëntdata wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen. We sluiten met elke klant een verwerkersovereenkomst.

Plainwise dekt de terugbelfunctionaliteit, plus voicebox-transcriptie, SMS en rapportages binnen één productfamilie. Vergeleken met gangbare alternatieven zijn we doorgaans 30 tot 70% goedkoper. De prijs hangt af van jullie setup, dus tijdens de demo lopen we de specifieke situatie voor jullie praktijk door.

Patiënten bellen gewoon het praktijknummer, horen een korte begroeting, kiezen zelf een tijdvak en hangen op. Geen wachtrij. Op het afgesproken moment belt jullie team terug met volledige context over het verzoek.

Patiënten krijgen telefonisch alleen tijdvakken aangeboden die passen bij de capaciteit die jullie in het portaal hebben ingesteld: roosters, pauzes en afwezigheid. Werk het rooster daar bij en de beschikbare tijdvakken schuiven direct mee, zodat nieuwe pieken in werkdruk worden voorkomen zonder handmatig herplannen.

Ja. Het taakbord toont categorie, urgentie en status. Jullie team kan filteren op prioriteit of categorie en met één klik een gesprek starten, zodat de belangrijkste verzoeken altijd eerst naar boven komen.

Markeer de taak als niet opgenomen, voeg een notitie toe en volg later op. Alles wordt automatisch met jullie team gedeeld zodat er niets tussen wal en schip valt. Tijdens de demo lopen we jullie specifieke workflow door.

Nee. Timewise koppelt aan jullie bestaande wachtrijen en voegt daar een planningslaag bovenop toe. Gesprekken in de wachtrij worden automatisch omgezet in geplande terugbelverzoeken, zonder dat er iets verandert aan jullie telefonie.

Het systeem plant nooit meer gesprekken in dan jullie team aankan. Nieuwe bellers krijgen het eerstvolgende beschikbare tijdvak aangeboden, mogelijk later op de dag of de volgende ochtend, zodat de werkdruk voorspelbaar blijft.

Ja. Zodra er een tijdvak vrijkomt, schuiven gesprekken uit de wachtrij automatisch naar voren. Geen handmatig herplannen, geen onbenutte tijdvakken.

Timewise houdt rekening met roosters, pauzes en afwezigheid bij het verdelen van terugbelafspraken over de dag. Tijdens de demo lopen we door hoe dit past bij jullie specifieke planning.

Voicebox werkt overal waar jullie hem inschakelen in jullie telefooncentrale. Dat kan 24/7 of alleen voor specifieke flows of tijden. Het is een laag bovenop jullie bestaande gespreksafhandeling die op twee plekken gesproken context toevoegt. Bij terugbelverzoeken komt de ingesproken reden op de terugbeltaak te staan, zodat jullie team niet blind hoeft terug te bellen. En als aparte berichtenlijn (bijvoorbeeld voor herhaalrecept-aanvragen), waarbij elk bericht een taak wordt met transcriptie en indien nodig vertaling, klaar voor jullie team om op te pakken.

100+ talen. Voicebox herkent de taal van de patiënt automatisch en levert het bericht in jullie voorkeurstaal, zodat jullie team alles consistent leest.

Alles staat klaar in het takenbord op het moment dat de dag begint. Berichten die overdag worden ingesproken zijn kort na het ophangen beschikbaar.

Voicebox draait bovenop jullie bestaande telefooncentrale. Tijdens de demo bespreken we hoe het past bij jullie huidige voicemailsetup.

Nauwkeurig genoeg dat een transcriptie in de praktijk alleen nog even gecontroleerd hoeft te worden, zonder dat jullie hem regel voor regel hoeven te herschrijven. Afgestemd op Nederlandse zorgterminologie en klaar binnen seconden na het gesprek. Tijdens de demo laten we voorbeeldtranscripties zien van praktijken die vergelijkbaar zijn met die van jullie, zodat jullie de kwaliteit zelf kunnen beoordelen.

100+ talen. De output kan automatisch vertaald worden naar jullie voorkeurstaal zodat jullie team alles consistent leest.

Transcripties zijn binnen seconden na het gesprek klaar en komen op de bijbehorende taak te staan, zodat jullie team snel kan nakijken.

Ja. Transcripties zijn te bewerken, en wat in jullie HIS terechtkomt wordt daar door jullie team geplaatst; er wordt niets automatisch verstuurd.

SMS is een optionele add-on, geen standaardonderdeel. Als jullie die inschakelen, kun je hem bijvoorbeeld inzetten als bevestiging van een terugbelafspraak, zodat patiënten weten wanneer jullie terugbellen. Tijdens de demo bespreken we of en welke SMS-momenten bij jullie praktijk passen.

De SMS-afhandeling wordt afgestemd op jullie bestaande workflow. Tijdens de demo lopen we de opties door die passen bij hoe jullie team al werkt.

De SMS-prijs hangt af van jullie setup en het prijsmodel dat van toepassing is. Tijdens de demo lopen we de opties en kosten voor jullie praktijk door.

Ja. Plainwise ondersteunt 100+ talen voor transcriptie en berichten. Tijdens de demo laten we zien hoe taalondersteuning werkt voor jullie patiëntenmix.

Piekmomenten, responstijden, uitkomsten en hoe werkdruk over de dag is verdeeld. Voldoende inzicht om roosters en processen met vertrouwen te sturen.

Toegang is afhankelijk van rol. Tijdens de demo lopen we de setup door die past bij jullie teamstructuur.

Ja. Tijdens de demo lopen we de export- en deel-mogelijkheden door die passen bij jullie workflow.

Nee. Analytics is geaggregeerd: aantallen, duur, categorieën. Individuele patiëntinhoud blijft buiten rapportages, zodat rapportage AVG-veilig blijft.

TalkWise zet opnames van telefoongesprekken en fysieke consulten om in gestructureerde verslagen. Telefonieopnames komen binnen via jullie telefonieplatform; consulten worden vastgelegd met een bureaumicrofoon. De audio wordt getranscribeerd en binnen seconden staat er een conceptverslag klaar. Jullie behandelaar of assistent kijkt het concept na, past aan waar nodig en sluit af. Documentatie daalt van zo'n 10 uur per week naar ongeveer 90 minuten.

Vrijwel elk gesprek, telefonisch of op de praktijk, kort of lang. Sprekerherkenning houdt de behandelaar of assistent en de patiënt uit elkaar, ook bij meerdere sprekers of een rommelig gesprek, zodat het verslag helder en bruikbaar blijft.

Alles wordt versleuteld in transit, veilig verwerkt en nooit opgeslagen bij Plainwise. Plainwise is ISO-27001- en NEN-7510-compliant en 100% AVG-compliant. Geen AI-training op jullie data. Gebouwd en gehost in Nederland.

Nauwkeurig genoeg dat een transcriptie in de praktijk alleen nog even gecontroleerd hoeft te worden, zonder dat jullie hem regel voor regel hoeven te herschrijven. De spraakherkenning is afgestemd op Nederlandse zorgterminologie en ondersteunt 100+ talen aan patiëntzijde. Tijdens de demo laten we voorbeeldtranscripties zien van praktijken die vergelijkbaar zijn met die van jullie, zodat jullie de kwaliteit zelf kunnen beoordelen.

Nee. TalkWise koppelt aan jullie bestaande telefonieplatform (bijvoorbeeld Xelion) en pakt opnames automatisch op. Jullie team werkt verder met de telefoons en tools die ze kennen.

Altijd. TalkWise levert een concept en een mens kijkt na en tekent af. Er gaat niets automatisch naar jullie HIS; jullie team plaatst het goedgekeurde verslag daar, dus jullie kunnen elk onderdeel eerst corrigeren, herstructureren of afwijzen.

Gestructureerde SOEP-verslagen, verwijsbrieven en differentiaaldiagnoses, allemaal in de structuur die jullie HIS verwacht.

TalkWise is afgestemd op Nederlandse zorgterminologie en herkent medische taal zoals die in de praktijk wordt gebruikt. Tijdens de demo laten we voorbeelden zien.

Open TalkWise en druk op opnemen, kies jullie microfoon. Het systeem vangt de consult-audio op en start met verwerken zodra jullie klaar zijn.

Alles wordt versleuteld in transit, veilig verwerkt en nooit opgeslagen bij Plainwise. Jullie gesprekken blijven tussen jullie en de patiënt.

TalkWise Telefonie pakt automatisch de opnames op uit jullie bestaande telefonieplatform. We koppelen rechtstreeks met onder andere Xelion, Elevate, Axeos, Voys en Voys Ascend. De volledige lijst staat op onze integratiepagina, en gebruiken jullie iets anders, dan kijken we tijdens de demo of aansluiting mogelijk is.

Toestemming wordt afgestemd op jullie bestaande werkwijze. Tijdens de demo werken we samen aan de juiste inrichting.

Een gestructureerde samenvatting van het gesprek, gekoppeld aan de taak, zodat jullie team de volledige context heeft zonder de opname terug te hoeven luisteren.

Twee verschillende momenten. Voicebox zit aan de voorkant, bij het aanmaken van een terugbelverzoek: het vraagt de beller om in te spreken waar het over gaat, zodat het verzoek meteen met context bij jullie team binnenkomt. TalkWise Telefonie werkt achteraf: het kan in principe elk gesprek alsnog omzetten in een gestructureerd verslag, juist ook de gesprekken die jullie team zelf al volledig heeft afgehandeld. Zo hoeft niemand het gesprek nog uit te typen, ongeacht wie het aannam.

AgentWise is de digitale assistent van jullie assistenten. Het neemt 24/7 de telefoon op en pakt het terugkerende werk op, zoals repetitieve vragen beantwoorden, herhaalrecepten aannemen en terugbelafspraken plannen. Het kan veel meer dan dat: wat AgentWise precies oppakt, stellen we samen met jullie in en breiden we stap voor stap uit. Wat menselijke aandacht nodig heeft, geeft het door aan jullie team met alle context al klaar, zodat jullie team al weet wie er belt en waarom voordat het de telefoon oppakt.

Nee. AgentWise werkt voor jullie assistenten, niet in hun plaats. Het neemt de telefoon op wanneer dat nodig is en handelt het repetitieve werk af; wat jullie het willen laten doen, bepalen jullie zelf. Zo houdt jullie team tijd over voor de patiënten die echt iemand nodig hebben, en blijft elke beslissing die ertoe doet bij jullie.

Voor de huisartsentriage is AgentWise getraind op de Nederlandse praktijk: het voert de intake volgens de ALTIS-structuur, herkent alarmsignalen en weegt urgentie tegen de NHG-richtlijnen, net zoals jullie assistenten dat zouden doen. Voor andere praktijken stemmen we het af op jullie eigen protocollen. Het stelt geen diagnose en schrijft niets voor: het verzamelt, en jullie team beslist.

De techniek erachter kan meer dan honderd talen aan. We zetten de talen klaar die bij jullie patiëntenmix passen, met Nederlands en Engels als basis. Tijdens de inrichting stemmen we samen af welke talen jullie praktijk nodig heeft.

Eenvoudig, en zonder dat er op de praktijk iets verandert. Jullie eigen telefooncentrale blijft gewoon staan; wij zorgen dat de gesprekken slim worden doorgezet naar de centrale van Plainwise. Geen nieuwe hardware en geen gedoe, dat regelen wij samen met jullie telefonieprovider.

Nog niet rechtstreeks, maar volledige HIS-integratie heeft bij ons hoge prioriteit en is volop in ontwikkeling. Voorlopig levert AgentWise elke intake overzichtelijk aan via een eigen dashboard, waar jullie assistenten het beoordelen en in het HIS zetten. Via onze partner Red Cactus automatiseren we al stappen zoals het openen van de juiste patiëntkaart.

Meestal snel. We richten AgentWise in volgens de protocollen van jullie praktijk en zetten samen met jullie telefonieprovider de oproeproutering klaar. Daarna draait het naast jullie team, zodat jullie rustig vertrouwen opbouwen voordat het meer oppakt. De meeste praktijken zijn binnen enkele dagen tot een paar weken live, afhankelijk van jullie situatie.

Hoe en wanneer patiënten horen dat ze met een AI-assistent spreken, stemmen we per praktijk met jullie af en richten we samen in. Zonder toestemming vindt er geen opname of verwerking plaats.

Ja. Jullie houden volledige controle over jullie gegevens. Verwijderingsverzoeken verwerken we conform de AVG en onze verwerkersovereenkomst. Bewaartermijnen volgen op dit moment de AVG; instelbare bewaartermijnen per praktijkbeleid zijn in ontwikkeling.

Ja. AgentWise is live en neemt vandaag al gesprekken aan voor huisartsen en andere zorgpraktijken. Neem contact op, dan laten we zien wat het voor jullie praktijk uit handen kan nemen.

Dat hangt af van jullie setup en het belvolume. Neem contact op, dan lopen we samen de prijs door die bij jullie praktijk past.